Whistleblowing

Il trattamento è finalizzato alla ricezione, analisi, istruttoria e gestione delle segnalazioni e di eventuali azioni conseguenti, ed in particolare all’accertamento dei fatti segnalati e all’adozione di eventuali provvedimenti.

Ai sensi dell’art. 6, comma 1, lettera f), del Regolamento Europeo n. 679/2016, tutti i dati personali raccolti nell’ambito del presente trattamento sono strettamente funzionali e necessari per il perseguimento di quanto previsto dal D. Lgs. n. 24/2023, oltre che per eventuali esigenze di controllo interno, di monitoraggio dei rischi aziendali, di difesa di un diritto in sede giudiziaria o per ulteriori legittimi interessi del Titolare.

I dati di contatto eventualmente forniti dalla persona segnalante saranno utilizzati nel caso in cui dovesse rendersi necessario un contatto diretto con la stessa e per aggiornamenti rispetto allo stato della segnalazione. 

3. Tipologia di dati trattati 

La ricezione e la gestione delle segnalazioni dà luogo a trattamenti di dati personali c.d. “comuni” (nome, cognome, ruolo lavorativo, ecc.) nonché, a seconda del contenuto delle segnalazioni e degli atti e documenti a queste allegati, a trattamenti di dati personali c.d. “particolari” (dati relativi a condizioni di salute, orientamento sessuale o appartenenza sindacale, di cui all’art. 9 GDPR) e di dati personali relativi a condanne penali e reati (di cui all’art. 10 GDPR).

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.

4. Basi giuridiche del trattamento 

Tenuto conto della normativa di riferimento e, in particolare, dell’art. 54 bis D.lgs. 165/2001, si precisa che:

– il trattamento dei dati “comuni” si fonda sull’obbligo di legge a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c);
– il trattamento di dati “particolari” si fonda sull’assolvimento di obblighi e sull’esercizio di diritti specifici del Titolare del trattamento e dell’Interessato in materia di diritto    del lavoro (art. 9, par. 2, lett. b);
– il trattamento di dati relativi a condanne penali e reati, tenuto conto di quanto disposto dall’art. 10 GDPR, si fonda sull’obbligo di legge a cui è soggetto il Titolare del            trattamento (art. 6, par. 1, lett. c).

5. Modalità del trattamento, tempi di conservazione dei dati e soggetti destinatari 

Il trattamento è effettuato dal Titolare anche con l’ausilio di mezzi elettronici, ivi inclusi strumenti automatizzati.

Il trattamento verrà escluso e/o limitato nei casi in cui le finalità perseguite possano essere realizzate mediante anonimizzazione o attraverso modalità che permettano l’identificazione dell’interessato solo in caso di necessità.

I dati personali saranno trattati, ai sensi dell’art. 29 del GDPR, da persone autorizzate al trattamento ai quali sono state espressamente conferite dal Titolare adeguate istruzioni in ordine alla necessità di garantire la protezione dei dati personali dei soggetti coinvolti nelle segnalazioni.

I dati personali potranno, inoltre, essere trattati per l’attivazione della tutela giudiziaria e/o disciplinare connessa alla segnalazione, ovvero comunicati alle Autorità competenti in presenza di violazioni delle normative applicabili, nonché essere trasmessi a fronte di ordine cogente delle medesime Autorità.

I dati personali verranno conservati per un periodo di 5 anni e, comunque, sino alla definizione dei procedimenti avviati dagli uffici o dagli Enti destinatari della segnalazione.

6. Riservatezza e tutela del segnalante 

Si informa che il Titolare fa inoltre propria l’applicazione dell’art. 6 del D.lgs. 231/2001 come modificato dall’art. 2 della L. n. 179/2017, rubricato “Tutela del dipendente o collaboratore che segnala illeciti nel settore privato”, che prescrive la tutela della riservatezza dell’identità del segnalante nelle attività di gestione della segnalazione e vieta atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti del segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione.

Pertanto, a eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del Codice penale o dell’art. 2043 del codice civile e delle ipotesi in cui la riservatezza non è opponibile per legge (es.: indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo), l’identità del segnalante verrà protetta sin dalla ricezione della segnalazione e in ogni fase successiva, in ossequio alle vigenti disposizioni della Disciplina Privacy.

Pertanto, l’identità del segnalante può essere rivelata solo nei casi in cui: a) la contestazione dell’addebito disciplinare risulti fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante risulti assolutamente indispensabile alla difesa del segnalato; b) vi siano disposizioni cogenti che obblighino a rivelare l’identità del segnalante.

Tutti coloro che riceveranno e/o saranno coinvolti nella gestione delle segnalazioni sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione.
La violazione dell’obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare, fatte salve ulteriori forme di responsabilità previste dall’ordinamento.

7. Diritti degli Interessati 

Il Regolamento UE 2016/679 (artt. da 15 a 22) conferisce agli interessati l’esercizio di specifici diritti in relazione al trattamento dei propri dati personali oggetto della presente informativa; l’interessato ha diritto di chiedere al Titolare quanto segue:

– Diritto di accesso – il diritto di ottenere senza ingiustificato ritardo informazioni inerenti a: (i) le finalità del trattamento; (ii) le categorie dei dati personali trattati; (iii) i        destinatari o le categorie degli stessi ai quali i dati possono essere comunicati, in particolare se collocati in paesi extra-UE, ed i mezzi per esercitare i suoi diritti verso tali      soggetti; (iv) quando possibile, il periodo di conservazione o i criteri per determinarlo; (v) l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, qualora vi abbia interesse,                      l’integrazione dei dati personali nonché l’origine dei dati raccolti presso terzi.
– Diritto di rettifica – diritto di ottenere senza ingiustificato ritardo la rettifica dei dati personali inesatti e, tenuto conto delle finalità del trattamento, di ottenere                         l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa;
– Diritto di cancellazione – diritto di ottenere, senza ingiustificato ritardo, la cancellazione dei dati personali ove sussista uno dei motivi elencati nell’articolo 17, par. 1, del      GDPR – come nel caso in cui i dati personali non siano più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati – salvo che il trattamento sia        necessario in base alle previsioni di cui al paragrafo 3 del medesimo articolo, tra cui: (a) l’adempimento di un obbligo legale che richieda il trattamento previsto dal diritto    dell’Unione o dello Stato membro cui sia soggetto il Titolare; (b) l’esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse oppure nell’esercizio di pubblici poteri di cui sia    investito il Titolare; (c) l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
– Diritto di limitazione – diritto di ottenere la limitazione del trattamento ove ricorra una delle ipotesi di cui all’art. 18, par. 1, del GDPR: se il trattamento è limitato, i dati        personali verranno trattati – salvo che per la conservazione – soltanto con il consenso dell’interessato o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede              giudiziaria oppure per tutelare i diritti di un’altra persona fisica o giuridica o per motivi di interesse pubblico rilevante dell’Unione o di uno Stato membro.

                                                                                ritto di ottenere, senza ingiustificato ritardo, la cancellazione dei dati personali ove sussista uno dei motivi elencati nell’articolo 17   r. 1, del GDPR – come nel caso in cui i dati personali non siano più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati – salvo che il trattamento sia necessario in base alle previsioni di cui al paragrafo 3 del medesimo articolo, tra cui: (a) l’adempimento di un obbligo legale che richieda il trattamento previsto dal diritto dell’Unione o dello Stato membro cui sia soggetto il Titolare; (b) l’esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse oppure nell’esercizio di pubblici poteri di cui sia investito il Titolare; (c) l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiDiritto di limitazione – diritto di ottenere la limitazione del trattamento ove ricorra una delle ipotesi di cui all’art. 18, par. 1, del GDPR: se il trattamento è limitato, i dati personali verranno trattati – salvo che per la conservazione – soltanto con il consenso dell’interessato o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria oppure per tutelare i diritti di

Nel caso in cui l’interessato ritenga che il trattamento sia avvenuto in modo non conforme al Regolamento e al D.Lgs. 196/2003, potrà rivolgersi al Garante per la Protezione dei dati Personali, ai sensi dell’art. 77 del medesimo Regolamento.

Ulteriori informazioni in ordine ai diritti sulla protezione dei dati personali sono reperibili sul sito web del Garante per la Protezione dei Dati Personali all’indirizzo www.garanteprivacy.it.